Praca zdalna od wielu lat cieszy się rosnącą popularnością, jednak ostatnie wydarzenia drastycznie zwiększyły zapotrzebowanie na skuteczne narzędzia, które pozwolą pracować z domu. 

Taki typ pracy niesie ze sobą wiele wyzwań - z analizy, którą przeprowadził Buffer, wynika, że wielu zdalnych pracowników ma problem z odłączeniem się od pracy, samotnością i komunikacją. Do innych wyzwań zaliczają się także problemy z koncentracją w domu, praca z osobami przebywającymi w innych strefach czasowych oraz znalezienie motywacji. [https://buffer.com/state-of-remote-work-2019]

Warto dodać, że w raporcie Buffera aż 99% spośród respondentów stwierdziło, że chcieliby pracować zdalnie przynajmniej raz w trakcie swojej kariery.

Wybrane przez nas narzędzia skupiają się na rozwiązaniu nie tylko unikalnych problemów, przed którymi stoją zespoły na stałe rozproszone po całym kraju i świecie, ale także tych, które pojawiły się w związku z szybko zmieniającą się sytuacją i zmusiły wielu pracowników do przestawienia się na pracę zdalną. 

Slack

Jeśli jeszcze nie jest powszechnie używanym narzędziem w waszym zespole, zdecydowanie warto to  zmienić. Slack to podstawowe narzędzie ułatwiające komunikację zarówno w zespołach mniejszych, jak i bardzo dużych – nawet do kilkuset osób. Główne zalety: sprawna komunikacja, ustawianie statusów z dostępnością, przesyłanie plików, możliwość rozmów głosowych i wideo,  udostępnianie ekranów.

Status Hero

Pracując zdalnie niezwykle łatwo jest wpaść w pułapkę wysyłania dziennie dziesiątek maili i wiadomości z raportami dotyczącymi zrobionych zadań, problemów napotkanych na drodze i statusów poszczególnych pracowników. Rozwiązaniem tego problemu zajmuje się Status Hero. Główne zalety: ustawianie statusów z dostępnością, wyłapywanie stref czasowych, w których obecnie znajdują się pracownicy, możliwość raportowania, dzielenie na grupy czy zarządzanie projektam

Trello

Narzędzie, które znacząco ułatwi zajmowanie się  wieloma sprawami na raz i pozwoli uniknąć niepotrzebnych dubli i pracy nad tym samym tematem przez dwóch pracowników. Główne zalety: rozdzielanie zadań, ustawianie statusów i ważności dla poszczególnych zakładek, zarządzanie wieloma kwestiami na raz. Podobne do Trello jest Monday - ale idzie o krok dalej. O ile poprzednie narzędzie do zarządzania projektami zasadniczo przeprojektowało koncepcję listy rzeczy do zrobienia za pomocą tablic, tutaj mamy w pełni funkcjonalną platformę zarządzania dla liderów zespołów. Główne zalety: śledzenie postępów, udostępnianie plików, cotygodniowe przeglądy zadań, zarządzanie zarówno projektami, jak i zadaniami, listy kontrolne i raporty.

Microsoft Teams

Choć Microsoft odnotował pewne problemy z przepustowością na początku zeszłego tygodnia, na chwilę obecną działanie programu wróciło do normy. Teams jest według wielu dużo lepszym narzędziem do rozmów i spotkań niż Skype – działa poprawnie nawet przy bardzo dużej liczbie osób. Główne zalety: konferencje w formie wideo, możliwość ustawiania statusów, sprawne działanie przy wielu pracownikach.

Serene

„Wielozadaniowość  to mit. Jednozadaniowość to super moc” – slogan aplikacji Serene właściwie mówi wszystko o jej działaniu. Pomaga poszczególnym pracownikom zespołu maksymalizować wydajność, koncentrując się na jednym celu dziennie. Zamiast dzielić uwagę, skupia ją. Główne zalety: blokowanie witryn i aplikacji, sesje bez zakłóceń (od 20 do 60 minut), liczniki czasu, planowanie dnia, muzyka pomagająca utrzymać koncentrację.

Spark

Filtr do e-maili, który faktycznie działa. Automatycznie kategoryzuje wiadomości z wielu kont i dzieli je w zależności od ważności. Jednocześnie odfiltrowuje te, na które szkoda tracić czasu. Główne zalety: planowanie wysyłania wiadomości, przypomnienia, przypisywanie adresów e-mailowych do członków zespołu, inteligentna skrzynka odbiorcza.

Take A Break

Problem z odłączeniem się od pracy to, według Buffera, największa zmora pracowników zdalnych. Take A Break, jak sama nazwa wskazuje, pomaga odciąć się od komputera i w pełni skorzystać z przerwy od pracy. Główne zalety: konfigurowalne okresy pracy i przerwy, wyświetlanie pozostałego czasu pracy i powiadomień przed przerwą, uruchamianie w momencie logowania.

Time Doctor

Choć niektóre korporacje potrafią wykonywać do pracowników „kontrolne telefony”, by sprawdzić, jak spędzają czas, Time Doctor pozwala to robić bez marnowania czasu na połączenie telefoniczne. Narzędzie pomaga śledzić produktywność pracowników i to, co robią w czasie pracy. Można je takżę używać do sprawdzania rozliczeń z klientami. Główne zalety: śledzenie aktywności pracowników, wykorzystania internetu i aplikacji, monitorowanie wydajności, tworzenie raportów.

Zoom

Komunikator, który w ciągu ostatnich dni stał się jednym z najpopularniejszych na świecie. Pozwala na organizowanie wideokonferencji całych firm - działa nawet przy setce użytkowników. Główne zalety: udostępnianie pulpitu, przesyłanie plików, sprawne działanie przy dużej liczbie osób.

Tandem

“Wirtualne biuro dla zdalnych zespołów”, jak piszą o aplikacji jej twórcy. Pozwala nie tylko na rozmowę z innymi pracownikami, lecz także sprawdzanie, czym się w tej chwili zajmują i szybkie połączenia z kolegami z zespołu. Główne zalety: kompatybilność z wieloma aplikacjami, udostępnianie ekranów, szybkie działanie.

Around

Oprogramowanie do czatu wideo, które przycina uczestników do kręgów unoszących się na ekranie. Dzięki temu na ekranie pozostaje dużo miejsca na inne aplikacje. Główne zalety: auto-zoom, wyciszanie dźwięków w tle.

Confluence

Połączenie Slacka i Kalendarza w jedno narzędzie, które pozwala sprawnie planować wszystkie zadania dla zespołu. Dzielenie się wiedzą, celami i zadaniami jest przejrzyste, i pozwala uniknąć niepotrzebnych nieporozumień. Główne zalety: dokumenty planistyczne, blogi pracowników, swobodny przepływ informacji.

Praca zdalna oznacza wiele wyzwań, ale z większością z nich można sobie poradzić za pomocą odpowiednich narzędzi. Choć obecnie przeżywają one tymczasowe oblężenie związane z rosnącą popularnością pracy zdalnej, w przyszłości mogą na stałe zagościć jako element nowej codzienności. Co więcej, do większości z nich warto sięgnąć bez względu na to, czy pracujemy w domu czy w biurze.